Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört zu den Aufgaben, die auf jedes Unternehmen am Ende des Jahres zukommen. Sie macht nämlich einen maßgeblichen Teil des Jahresabschlusses aus und ist für so gut wie alle Unternehmensformen nach §242 des Handelsgesetzbuchs (HGB) verpflichtend. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Personenhandelsgesellschaften wie die GbR oder Einzelkaufleute wie Freiberufler, für die eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreicht.
Abgesehen von der gesetzlichen Verpflichtung, eine GuV zu erstellen, lohnt es sich auch aus wirtschaftlicher Sicht sie freiwillig zusammen zu stellen. Egal ob monatlich, quartalsweise oder jährlich: Eine Gewinn- und Verlustrechnung verrät ganz klar anhand der Darstellung von Gewinn und Verlust, wie es um ein Unternehmen steht. Gerade für Gründer und Geschäftsführer sind diese Informationen entscheidend, denn wie soll sonst fundiert über künftige Investitionen, Personalveränderungen oder Ähnliches entschieden werden?

Die GuV in der Buchhaltung

Aus der Perspektive der Buchhaltung betrachtet gehört die Gewinn- und Verlustrechnung zur Bilanz und somit untrennbar zur doppelten Buchführung. Das GuV-Konto gehört dabei auf die Passivseite der Bilanz und ist ein Unterkonto des Eigenkapitals. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es sinnvoll, die Aufwendungen und Erträge der Erfolgskonten eines Unternehmens erst in dem GuV-Konto zu sammeln und den Gewinn oder Verlust auf das Eigenkapital-Konto zu buchen, anstatt jeden einzelnen Posten direkt auf das Eigenkapital zu buchen. So bleibt die Buchhaltung angenehm übersichtlich.

Aufbau der GuV

Es gibt zwei mögliche Formen, die Gewinn- und Verlustrechnung aufzubauen: Entweder in Staffelform, bei der alle Positionen untereinander aufgelistet werden oder in Kontenform. Letztere ist die übliche und in der Regel einfachere Variante. Eine Ausnahme dieser Wahlfreiheit gilt für Kapitalgesellschaften und Kapitalgesellschaften & Co. wie die GmbH und Co. KG, denn für sie ist die Staffelform nach §275 HGB fest vorgeschrieben.

Für den Aufbau der GuV sind aber noch einige weitere Dinge zu beachten:

• Soll und Haben: In der Kontenform der GuV werden alle Positionen der Sollseite oder Habenseite zugeordnet. Da es sich bei der GuV um ein Konto auf der Passivseite der Bilanz handelt, stehen Aufwendungen wie Abschreibungen im Soll und Erträge wie Umsatzerlöse im Haben.
• Bruttoprinzip: Die GuV wird nach dem Bruttoprinzip erstellt. Das hat in diesem Fall nichts mit der Umsatzsteuer zu tun, sondern bedeutet, dass alle Ausgaben einzeln aufgeführt werden müssen – im Vorhinein Aufwendungen und Erträge gegeneinander aufzurechnen (Nettoprinzip) ist hier nicht möglich.
• Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren: Wie bei der Form der GuV gibt es auch bei der Aufteilung der Einträge zwei Verfahren, aus denen Unternehmen wählen können. Beim Gesamtkostenverfahren stehen alle Kosten allen Erlösen gegenüber, das bedeutet, dass Bestandsminderungen als Aufwände und Bestandserhöhungen als Erträge verbucht werden. Geordnet wird die GuV in diesem Fall, indem eine Gliederung nach Kostenarten wie Personalkosten stattfindet.

Die meisten Unternehmen bevorzugen aber das Umsatzkostenverfahren, da hier nur Kosten aufgenommen werden müssen, die für tatsächliche Leistungen angefallen sind. Außerdem wird diese Form der Gewinn- und Verlustrechnung nach Funktionsbereichen des Unternehmens wie Vertrieb oder Produktion gegliedert, was eine leichtere Vergleichbarkeit der einzelnen Unternehmensbereiche zur Folge hat.

Generell ist die Gewinn- und Verlustrechnung für Unternehmen, die bereits eine doppelte Buchführung verwenden, einfach umzusetzen. Auch wer kein professioneller Buchhalter oder Steuerberater ist, kann sie aber mit etwas Konzentration auf die oben genannten Punkte problemlos erstellen. Wichtig ist hierbei nur, die einmal gewählte Form der GuV beizubehalten – oder einen stichhaltigen Grund für deren Änderung zu haben.